Instrucciones básicas de Microsoft Excel 2010 para principiantes

El objetivo de estas instrucciones es familiarizar al usuario con los conceptos básicos de Excel 2010. Utilizamos un libro de calificaciones como ejemplo para ayudar al usuario a visualizar cómo se pueden usar las diferentes funciones. Este tutorial cubrirá la entrada de datos, el formato, las fórmulas y funciones y los gráficos.

Paso 1: entrada de datos

Ingresar datos en una hoja de cálculo de Excel es un proceso simple de 3 pasos:

1.) Haga clic en la celda donde desea insertar datos

2.) Escriba los datos en la celda

3.) Presione la tecla ENTER en el teclado o use el mouse para hacer clic en otra celda

Paso 2: acelerar la entrada de datos

Como se mencionó anteriormente en el Paso 3, usar el mouse es una opción cuando desea cambiar con qué celda está trabajando. Pero cuando se trata de una mayor cantidad de datos o si desea ser lo más eficiente posible, el uso manual del mouse no es la mejor opción. Utilizar el teclado ayudará a acelerar el proceso de entrada de datos:

1.) Presione la tecla ENTER después de ingresar sus datos para mover automáticamente el resaltado de la celda activa hacia abajo a la siguiente celda en esa columna

2.) Presione la tecla TAB después de ingresar sus datos para automáticamente resaltar más la celda activa a la siguiente celda en esa fila

3.) Presione cualquiera de las cuatro teclas de flecha para mover el resaltado de celda activa a una celda en la dirección de la tecla de flecha presionada

4.) Presione la tecla ESC para cancelar la entrada de datos actual

Paso 3: ejemplo

Hay dos tipos principales de datos que las personas ingresan en Excel: texto y números. Para practicar con el ingreso de datos, siga los siguientes pasos enumerados:

* Nota: Por defecto, los datos de texto se alinearán a la izquierda dentro de la celda y los datos numéricos se alinearán a la derecha.

Escenario: supongamos que usted es un maestro que necesita una forma efectiva de organizar las calificaciones de su estudiante en varias tareas. Decide usar una hoja de cálculo de Excel para lograr esto.

1.) En las celdas A1-A16, ingrese el siguiente texto en orden comenzando en la parte superior de la columna, moviéndose hacia abajo: Estudiante, Heather A., ​​Ryan A., Jack C., Colleen D., Phil E., Sara F ., Tom G., Paulene G., Tim H., Dan I., Brian K., Forrest L., Morgan M., Danielle N., Beatrice S. y Class Average

2.) En las celdas B1-B16, ingrese el siguiente texto y números en orden comenzando en la parte superior de la columna, moviéndose hacia abajo: Prueba 1, 81, 55, 35, 87, 76, 78, 90, 67, 70, 92, 84, 80, 72, 81 y 55 .

3.) En las celdas C1-C16, ingrese el siguiente texto y números en orden comenzando en la parte superior de la columna, moviéndose hacia abajo: Prueba 2, 88, 56, 48, 91, 78, 86, 91, 87, 76, 95, 87, 88, 74, 84 y 58 .

4.) En las celdas D1-D16, ingrese el siguiente texto y números en orden comenzando en la parte superior de la columna, moviéndose hacia abajo: Prueba 3, 93, 57, 55, 93, 80, 94, 97, 90, 79, 98, 92, 89, 77, 88 y 61 .

5.) En la celda E1, ingrese la Calificación final, y en la celda F1, ingrese Aprobar / Reprobar .
-Los datos para las columnas E y F se ingresarán más adelante en la sección Fórmulas y funciones.

* Nota: siéntase libre de ingresar algunos de los datos horizontalmente a lo largo de la fila, en lugar de verticalmente hacia abajo en la columna, para practicar con las diferentes funciones del teclado.

Una vez que se ingresan todos los datos, su hoja de cálculo debe coincidir con la imagen de arriba.

Paso 4: formatear

Datos de formato

Hay muchas opciones diferentes en Microsoft Excel para formatear números, texto y las celdas. Estas instrucciones cubrirán algunas de las opciones de formato más básicas y ampliamente utilizadas disponibles:

Cambiar la fuente

Los comandos de fuente le permitirán cambiar el estilo, el tamaño o el color del texto que desea modificar:

Estilo

1.) Seleccione las celdas que desea modificar.
-En este caso, seleccione todos los datos.

2.) Para cambiar el estilo de fuente de las celdas, así como los encabezados de fila y columna, haga clic en la pestaña DISEÑO DE PÁGINA en la parte superior de la página

3.) Haga clic en la flecha desplegable junto al comando FONT en la esquina superior izquierda de la pantalla

4.) Desplácese por las distintas fuentes y seleccione " Office Classic 2-Arial-Arial "

* Nota: para cambiar la fuente de SOLO las celdas y no los encabezados de fila y columna, complete las mismas instrucciones que se acaban de dar, solo debajo de la pestaña INICIO en la parte superior de la página.

Talla

1.) Seleccione las celdas que desea modificar
-En este caso, seleccione las celdas A1-F1 (encabezados de columna).

2.) En la pestaña INICIO en la parte superior de la página, ubique la flecha desplegable junto al comando de tamaño de fuente

3.) Haga clic en la flecha desplegable

4.) Desplácese por los distintos tamaños de fuente y elija el tamaño 12 .

Color

1.) Seleccione las celdas que desea modificar
-En este caso, seleccione las celdas A1-F1 nuevamente.

2.) En la pestaña INICIO en la parte superior de la página, busque la flecha desplegable junto al comando de color de fuente.

3.) Haga clic en la flecha desplegable

4.) Desplácese sobre los diferentes colores de fuente y haga clic en el color deseado

Paso 5: alineación de texto

Horizontal

1.) Seleccione las celdas que desea modificar
-En este caso, seleccione todas las celdas.

2.) En la pestaña INICIO, puede uno de los tres comandos de alineación horizontal
ALINEAR TEXTO A LA IZQUIERDA : alinea el texto a la izquierda de la celda
CENTRO : alinea el texto al centro de la celda
ALINEAR TEXTO A LA DERECHA : alinea el texto a la derecha de la celda

Vertical

1.) Seleccione las celdas que desea modificar
-En este caso, seleccione todas las celdas.

2.) En la pestaña INICIO, seleccione uno de los tres comandos de alineación vertical
ALINEACIÓN SUPERIOR : alinea el texto a la parte superior de la celda
ALINEACIÓN MEDIA : alinea el texto a la mitad de la celda
ALINEACIÓN INFERIOR : alinea el texto en la parte inferior de la celda
-En nuestro ejemplo, utilizamos la alineación media para horizontal y vertical.

Paso 6: números y fechas

1.) Seleccione las celdas que desea modificar

2.) En la pestaña INICIO, busque la sección de formato denominada NÚMEROS

3.) Haga clic en la flecha desplegable y seleccione el formato de número que desee (algunos ejemplos de uso frecuente incluyen Moneda, Hora, Fecha, Porcentaje, Fracción, etc.)

Paso 7: ingresar una tabla

Volviendo a nuestro ejemplo anterior de las instrucciones con respecto a la entrada de datos, siga estos pasos para formatear aún más los datos y el texto que ingresó:

1.) Use su mouse para resaltar todas las celdas que contienen datos de texto o números

2.) Haga clic en la pestaña INSERTAR en la parte superior de la página y seleccione TABLA

3.) Asegúrese de hacer clic en el cuadro (verá aparecer una marca de verificación) que indica que la tabla tiene encabezados

4.) Haga clic en el botón Aceptar para finalizar el formateo

* Nota: Siéntase libre de formatear también otros aspectos de su hoja de cálculo discutidos anteriormente, como el estilo, el tamaño y el color de la fuente para que se ajuste a sus propias preferencias.

Paso 8: Su hoja de cálculo ahora debería verse así:

Paso 9: fórmulas y funciones

Una vez que tenga una columna de números, hay varios cálculos diferentes que puede hacer con estos.

Promedio y suma

1. Escriba Class Average en la celda A17 y cambie el color de fuente a rojo.

2. Seleccione la celda en la que desea que aparezca el promedio. En este caso, B17

3. Tipo = promedio (

4. Haga clic y arrastre sobre las celdas que desea promediar. En este caso, B2-B16.

5. Aparecerá un borde en movimiento alrededor de todas las celdas que se van a promediar. Cuando haya seleccionado las celdas correctas, presione ENTRAR .

6. Repita los pasos 1-5 para las columnas C y D.

7. Cambie el color de fuente de B17, C17 y D17 a rojo para que coincida con A17.

* Nota: Si desea agregar el total de una fila o columna, puede seguir los mismos pasos pero en lugar de la palabra 'promedio' inserte la palabra 'suma' para que cuando seleccione la celda en la que desea que esté la suma, escribirás = sum (

Paso 10: redondeando los números

Ahora puede regresar y formatear las celdas para convertirlas en moneda o redondearlas a 2 puntos decimales.

1. Haga clic derecho en la celda que tiene el promedio, ya que los promedios generalmente tienen muchos puntos decimales.

2. Haga clic en Formato de celdas ...

3. En el cuadro de la izquierda, seleccione Número

4. En el lado derecho, asegúrese de que el cuadro después de Decimal Places: dice 2

Paso 11: Fórmulas que extienden varias filas / columnas

Para extender una fórmula sobre varias celdas, primero escriba la fórmula en una celda. En este caso, colocaremos el promedio en la columna E.

1. En la celda E2 tipo = promedio (

2. Haga clic y arrastre para seleccionar las celdas B2 C2 y D2

3. Presione ENTER

4. La fórmula debería haberse extendido por toda la columna E para insertar el promedio de cada estudiante y el promedio de la clase.

5. Seleccione las celdas E2-E17 y formatee las celdas para que se redondeen a 2 decimales.

Paso 12: en este punto, su tabla debe coincidir con la imagen a continuación:

Paso 13: si la fórmula

Ahora usaremos Excel para ayudarnos a mostrar qué estudiantes aprobaron y cuáles reprobaron.

1. Seleccione la celda F2

2. Tipo = if (E2 <60, "Fail", "Pass")

3. Presione ENTER

4. La fórmula debe extenderse a lo largo de la columna F para completar qué estudiantes aprobaron o reprobaron.

Paso 14: formato condicional

Ahora usaremos el Formato condicional para resaltar visualmente quién ha fallado.

1. Haga clic y arrastre en la celda F2 hasta la celda F16

2. En la pestaña INICIO, haga clic en Formato condicional > Resaltar regla de celdas > Texto que contiene ...

3. Aparecerá un cuadro, escriba Fail y seleccione Relleno rojo claro con texto rojo oscuro

4. Presione OK

5. Ahora todas las calificaciones de Fail deben resaltarse en rojo.

Paso 15: Aquí hay un video para ayudar con cualquier pregunta sobre fórmulas:

Paso 16: Su hoja de cálculo ahora debería verse así:

Paso 17: Gráficos: diagrama de dispersión

Gráfico de diagrama de dispersión

1. Resalte los datos y títulos requeridos.
-En este caso, seleccione las columnas AE hasta la celda 16 en cada una. Alumno, Prueba 1, Prueba 2, Prueba 3 y Calificación final deben resaltarse.

2. Haga clic en INSERTAR en la cinta.

3. Seleccione Dispersión en la sección Gráficos.

4. Haga clic en el tipo de diagrama de dispersión necesario

5. Después de que aparezca el gráfico de diagrama de dispersión, haga clic en el gráfico y muévalo al lugar deseado en la hoja de cálculo.
-En este caso, el diagrama de dispersión se moverá debajo de la tabla

Paso 18: Gráficos: Gráficos lineales

Gráfico de líneas

1. Resalte los datos y títulos requeridos.
-En este caso, seleccione las columnas AD hasta la celda 16 en cada una. Se deben resaltar los datos de la Prueba 1, Prueba 2 y Prueba 3 para cada estudiante.

2. Haga clic en INSERTAR en la cinta.

3. Seleccione Línea en la sección Gráficos.

4. Haga clic en el tipo de gráfico de línea que se necesita

5. Después de que aparezca el gráfico de líneas, haga clic en el gráfico y muévalo al lugar deseado en la hoja de cálculo.
-En este caso, el gráfico lineal se moverá a la derecha del gráfico de diagrama de dispersión.

Paso 19: Gráficos: Gráficos de barras

Gráfico de barras

1. Resalte los datos y títulos requeridos.
-En este caso, seleccione B17-E17. Deben resaltarse los promedios de clase para la Prueba 1, Prueba 2, Prueba 3 y Calificación final.

2. Haga clic en INSERTAR en la cinta.

3. Seleccione Barra en la sección Gráficos.

4. Haga clic en el tipo de gráfico de barras necesario

Paso 20: Gráficos: Títulos

Cómo agregar títulos:

1. Seleccione un gráfico haciendo clic en él.
-En este caso, haga clic en el gráfico de diagrama de dispersión.

2. Debe aparecer una barra de "Herramienta de gráficos" en el centro superior de la pantalla.

3. Haga clic en la pestaña Diseño .

4. Haga clic en el cuadro Título del gráfico .

5. Seleccione qué tipo de título se necesita.
-En este caso, elija la tabla de arriba

6. Debe aparecer un cuadro de texto sobre el gráfico seleccionado.

7. Complete el cuadro de texto con su título
-En este caso, escriba Grados de clase como título.

Paso 21: Gráficos: títulos de eje

Títulos del eje:

1. Haga clic en el cuadro Axis Titles
-En este caso, se utilizará el gráfico de barras.
2. Seleccione qué tipo de título se necesita.
a. El título del eje horizontal primario es para el eje X
-En este caso, seleccione Título debajo del eje
si. El título del eje vertical primario es para el eje Y
-En este caso, seleccione Título horizontal
3. Debe aparecer un cuadro de texto junto al eje Y o X del gráfico seleccionado.

4. Complete el cuadro de texto con su título
-En este caso, el título para el eje X será Grado, y el título para el eje Y será Promedio de clase .

Paso 22: Cambiar los ejes X e Y

Al usar cuadros o gráficos en Excel, intercambiar los ejes X e Y puede cambiar drásticamente la apariencia de los gráficos. Los siguientes pasos explican cómo intercambiar los datos:

1. Seleccione qué gráfico desea modificar.
-En este caso, seleccione el gráfico de barras.

2. Haga clic en la pestaña Diseño .

3. En la cinta de opciones, haga clic en Cambiar fila / columna

4. El diseño del gráfico debería cambiar, y los nombres de los estudiantes ahora deberían estar en el eje Y, y la Prueba 1, la Prueba 2 y la Prueba 3 ahora deberían estar a lo largo del eje X.

Paso 23: su hoja de cálculo completa debe coincidir con la siguiente imagen:

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